Правова інформація
Повідомлення про конфіденційність
Це переклад англомовного тексту. У разі розбіжностей переважну силу має англомовний текст.
1. Хто ми
Contact Person Estonia — це комерційне найменування JusTrust OÜ, зареєстрованої в Естонії за реєстраційним кодом 16093920, адреса Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Естонія. JusTrust OÜ має ліцензію на діяльність FIU000395 від Підрозділу фінансової розвідки Естонії.
Quintum OÜ (реєстраційний код 17024619) є контролером персональних даних, що обробляються у зв'язку із заявками на бухгалтерські послуги та наданням цих послуг. JusTrust OÜ (реєстраційний код 16093920) є контролером персональних даних, що обробляються у зв'язку з послугами контактної особи, юридичної адреси та пересилання пошти. Кожна операція обробки, описана в цьому повідомленні, вказує контролера, відповідального за цю операцію.
Quintum OÜ зареєстрована в Естонії за реєстраційним кодом 17024619, адреса Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Естонія. З питань щодо бухгалтерських даних пишіть на privacy@quintum.ee; з питань щодо даних контактної особи, юридичної адреси або пошти пишіть на hello@contactpersonestonia.ee.
Contact Person Estonia не є окремою компанією. Ті самі послуги JusTrust OÜ пропонує також під іншими назвами та в пакетах із консультуванням, за іншою ціною. Бухгалтерські послуги надає та виставляє за них рахунки Quintum OÜ. Послуги контактної особи, юридичної адреси та пошти окремо надає JusTrust OÜ згідно з чинними умовами Contact Person Estonia.
2. Коли ви відвідуєте цей сайт
Контролер: JusTrust OÜ
| Що | Навіщо | Правова підстава |
|---|---|---|
| Google reCAPTCHA у формі зв'язку на нашій головній сторінці: ваша IP-адреса, дані пристрою та поведінки, а також файли cookie, встановлені Google | щоб запобігти автоматизованим спам-надсиланням | ст. 6(1)(f) — законний інтерес у захисті форми |
| Google Maps, вбудована на нашу головну сторінку, щоб показати, де розташований наш офіс: під час завантаження карти Google отримує вашу IP-адресу та дані браузера | щоб показати розташування нашого офісу | ст. 6(1)(f) — законний інтерес повідомити, де нас знайти |
Ми не використовуємо аналітичних, рекламних чи відстежувальних інструментів і не встановлюємо власних файлів cookie. Наші шрифти та стилі надаються з нашого власного сервера, тож жодна мережа доставки контенту чи постачальник шрифтів не отримує ваших даних. Ця сторінка та сторінка Умов не завантажують нічого від третіх осіб — два пункти вище стосуються лише головної сторінки.
3. Коли ви пишете нам або подаєте заявку на наші послуги
Контролер: JusTrust OÜ
Форма зв'язку на нашій головній сторінці. Ми збираємо введені вами ім'я, адресу електронної пошти та повідомлення, використовуємо їх, щоб відповісти вам, і надсилаємо автоматичне підтвердження.
Форма заявки на послуги контактної особи, юридичної адреси та пересилання пошти. Ми збираємо чим займається компанія, усе, що ви вирішите написати в полі вільного тексту, ваше ім'я та вашу адресу електронної пошти, а також ваше підтвердження, що компанія не здійснює жодного з видів діяльності, які ми не обслуговуємо. Якщо компанію вже зареєстровано, ми також збираємо її естонський реєстраційний код і читаємо її назву з реєстру, тож вам не потрібно її вводити. Якщо компанія перебуває в процесі заснування, ми натомість збираємо її запропоновану назву та вашу заяву про те, що ви подаєте заявку для компанії, що засновується, і від її імені. Ми використовуємо це, щоб відповісти вам і вирішити, чи можемо взяти компанію. Заявки на бухгалтерський облік описано в розділі 6.
Правова підстава. Для контактної форми та заявок щодо зареєстрованої компанії: ст. 6(1)(b) — заходи на ваш запит до укладення договору, і ст. 6(1)(f) — наш законний інтерес відповідати на звернення. Для заявок щодо компанії, що перебуває в процесі заснування: ст. 6(1)(f) — наш законний інтерес відповісти на вашу заявку та вирішити, чи можемо ми взяти компанію. Якщо ми не можемо взяти компанію або ви не продовжуєте, ми зберігаємо надіслане 12 місяців (розділ 10).
Оплата заявки. Ви сплачуєте плату під час подання заявки. Щоб отримати, звірити та, якщо належить повернення, повернути платіж, ми обробляємо ідентифікатор і суму платежу, час оплати, можливе повернення коштів, а також ім'я та країну платника, які нам надає наш постачальник платіжних послуг. Правова підстава: ст. 6(1)(f) — наш законний інтерес в адмініструванні платежів, пов'язаних із вашою заявкою та нашими послугами. Якщо заплатила інша особа, ніж ви, до прийняття заявки ми з'ясовуємо, хто вона і який її зв'язок із компанією, а якщо вона володіє компанією або контролює її, включаємо її до нашої належної перевірки; правова підстава для цього — ст. 6(1)(c), наші обов'язки щодо запобігання відмиванню коштів і санкцій. Бухгалтерські записи ми зберігаємо відповідно до ст. 6(1)(c) (Закон про бухгалтерський облік).
Ваше право заперечити проти цього. Коли ми спираємося на наш законний інтерес — зокрема щодо заявки для компанії, що перебуває в процесі заснування — ви можете будь-коли заперечити з підстав, пов'язаних із вашою конкретною ситуацією. Напишіть на hello@contactpersonestonia.ee. Тоді ми припинимо обробку, якщо тільки не маємо вагомих законних підстав, які переважають ваші інтереси, або дані не потрібні для пред'явлення, здійснення чи захисту правових вимог. Якщо ви заперечите, поки ваша заявка ще розглядається, ми не зможемо її продовжити.
4. Якщо ми звернулися першими — звідки ми взяли ваші дані
Контролер: JusTrust OÜ
Ми можемо писати естонським компаніям, щоб запропонувати свої послуги. Якщо ви отримали від нас таке повідомлення, цей розділ його пояснює. Це інформація, якої вимагає стаття 14 GDPR, оскільки ми отримали дані не від вас.
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Звідки ви взяли мою адресу? | З відкритих даних Комерційного реєстру Естонії (avaandmed), які публікує Центр реєстрів та інформаційних систем (RIK) і які вільно доступні кожному. |
| Що ви зберігаєте? | Назву компанії, естонський реєстраційний код, зареєстровану адресу, сферу діяльності, дату внесення до реєстру та адресу електронної пошти, яку компанія сама публікує в реєстрі. |
| Чиї це дані? | Дані компанії. Якщо електронна адреса компанії дозволяє ідентифікувати особу, це персональні дані, і це повідомлення поширюється на них. |
| Чому ви мені пишете? | Щоб запропонувати послуги контактної особи, юридичної адреси та пересилання пошти компаніям, яким вони, ймовірно, потрібні — наприклад, компанії, власна адреса якої розташована за межами Естонії. |
| На якій правовій підставі? | Ст. 6(1)(f) — законний інтерес запропонувати іншому підприємству релевантну ділову послугу. Ми зважили це проти ваших інтересів: дані вже публічні, повідомлення адресоване компанії щодо її власного регуляторного становища, і ви можете зупинити це будь-коли. |
| Як довго ви їх зберігаєте? | 12 місяців, якщо тільки ви не станете клієнтом або не попросите нас зберігати ваше заперечення довше. |
Дві межі, які ми встановили самі й дотримання яких ви можете від нас вимагати:
Ми використовуємо адресу електронної пошти, яку компанія публікує в реєстрі. Ми не використовуємо для цієї мети взяті з реєстру особисті контактні дані контактної особи чи члена правління компанії.
Ми пишемо компанії щодо конкретної пропозиції один раз. Ми не проводимо серії розсилок і не продаємо та не передаємо список.
Ваше право заперечити тут є безумовним. Згідно зі ст. 21(2) ви можете будь-коли й без пояснення причин заперечити проти прямого маркетингу, і ми зобов'язані припинити. Відповідайте на повідомлення та скажіть про це або напишіть на hello@contactpersonestonia.ee. Ми зберігаємо запис про ваше заперечення, щоб більше до вас не звертатися — цей запис є єдиним, що ми зберігаємо після вашого заперечення.
5. Коли ви стаєте нашим клієнтом
Контролер: JusTrust OÜ
| Дані | Навіщо | Правова підстава |
|---|---|---|
| Назва компанії, реєстраційний код, адреса, контактні дані | щоб надавати послугу та бути внесеними до Комерційного реєстру як ваша контактна особа | ст. 6(1)(b) — договір |
| Ідентифікаційні дані членів правління, учасників і кінцевих бенефіціарних власників: повне ім'я, особистий ідентифікаційний код або дата народження, громадянство, дані документа, що посвідчує особу, та його копія, адреса | належна перевірка клієнта, що вимагається законом (RahaPTS) | ст. 6(1)(c) — юридичний обов'язок |
| Результати перевірок: статус політично значущої особи, перевірки за міжнародними санкціями | належна перевірка та постійний моніторинг | ст. 6(1)(c) — юридичний обов'язок |
| Кореспонденція, отримана на нашу адресу для вашої компанії, та записи про пересилання | щоб надавати послугу пересилання пошти. Вона може побічно містити персональні дані осіб, які вам писали | ст. 6(1)(b) — договір; щодо даних відправника ст. 6(1)(f) |
| Платіжні та розрахункові дані | щоб виставляти вам рахунки та вести бухгалтерський облік | ст. 6(1)(b) — договір; ст. 6(1)(c) — Закон про бухгалтерський облік |
Належна перевірка вимагається законом, а не нами, і вона однакова для кожного клієнта. Вона не залежить від сплаченої вами суми чи обраного пакета. Без неї ми не можемо надавати послугу і не можемо видалити записи достроково.
Якщо ваша компанія перебуває в процесі заснування, ми здійснюємо цю належну перевірку щодо вас як заявника до прийняття заявки (ст. 6(1)(c) — юридичний обов'язок), а щодо компанії — після її реєстрації.
6. Бухгалтерські послуги та заявки на бухгалтерський облік
Контролер: Quintum OÜ
Бухгалтерські послуги, що пропонуються через Contact Person Estonia, надає та виставляє за них рахунки Quintum OÜ. Коли ви подаєте заявку на бухгалтерський облік через цей вебсайт, Quintum OÜ є контролером наданих вами персональних даних і даних, що виникають у подальших бухгалтерських відносинах.
Коли ви подаєте заявку. Форма заявки запитує реєстраційний код вашої компанії, сферу діяльності, а також ім'я та адресу електронної пошти особи, якій слід відповісти. Ми використовуємо це, щоб оцінити, чи можемо прийняти компанію, і щоб відповісти вам. Правова підстава — вжиття заходів на ваш запит до укладення договору (ст. 6(1)(b)).
Коли ви стаєте бухгалтерським клієнтом. Для надання бухгалтерських послуг Quintum OÜ обробляє дані, які надає ваш бізнес: контактні дані осіб, з якими ми взаємодіємо, а також первинні бухгалтерські документи, рахунки, банківські дані, дані про заробітну плату та податкові декларації, які ми опрацьовуємо від вашого імені. Правова підстава — виконання договору (ст. 6(1)(b)) та юридичні обов'язки Quintum як постачальника бухгалтерських послуг (ст. 6(1)(c)).
Запобігання відмиванню коштів. Quintum OÜ надає бухгалтерські послуги і тому є зобов'язаною особою згідно з естонським законом про запобігання відмиванню коштів та фінансуванню тероризму (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). До встановлення ділових відносин і періодично після цього Quintum ідентифікує та перевіряє клієнта, його представників і кінцевих бенефіціарів, встановлює мету та характер відносин, здійснює перевірку за міжнародними санкційними списками та постійно моніторить відносини. Правова підстава — юридичний обов'язок Quintum (ст. 6(1)(c)).
Хто керує цим вебсайтом. JusTrust OÜ керує Contact Person Estonia та формою заявки на бухгалтерський облік і обробляє дані заявки від імені Quintum OÜ та за її вказівками. JusTrust OÜ не використовує дані бухгалтерських заявок для власних клієнтів, маркетингу чи комерційного профілювання.
7. Ваші дані стають публічними в Комерційному реєстрі
Контролер: JusTrust OÜ
Якщо ви користуєтеся нашою послугою контактної особи або юридичної адреси, факт, що JusTrust OÜ є контактною особою вашої компанії, і наша адреса як зареєстрована адреса вашої компанії вносяться до Комерційного реєстру Естонії та є публічно доступними. Дані про членів правління та учасників компанії публікує сам Реєстр згідно з естонським законодавством.
Ми не можемо обмежити чи відкликати цю публікацію. Вона випливає з естонського законодавства, а не з вашого договору з нами.
8. Хто ще отримує ваші дані
| Одержувач | Навіщо |
|---|---|
| Комерційний реєстр Естонії | як описано в розділі 7 |
| Підрозділ фінансової розвідки Естонії (Rahapesu Andmebüroo) | коли ми зобов'язані повідомити. Закон забороняє нам повідомляти вам, що ми подали таке повідомлення. |
| Податково-митний департамент Естонії, нотаріуси, суди, інші органи влади | коли цього вимагає закон |
| Google (Gmail) | Ми зберігаємо копію листування, надісланого на hello@contactpersonestonia.ee, у поштовій скриньці, якою керує Google, щоб мати змогу її обробляти та відповідати |
| reCAPTCHA та ресурси сайту (розділ 2) | |
| Stripe (постачальник платіжних послуг) | щоб обробити ваш платіж. Stripe також використовує отримані дані (розділ 9) для власних цілей як окремий контролер: щоб запобігати шахрайству та збиткам і виконувати власні юридичні обов'язки, зокрема перевірки щодо запобігання відмиванню коштів. До такого використання застосовується політика конфіденційності Stripe: stripe.com/privacy |
| Наші постачальники послуг, які діють за нашими вказівками: хостинг, електронна пошта, платежі, перевірка особи та скринінг | щоб забезпечувати послугу. Вони можуть використовувати ваші дані лише за нашими вказівками. Актуальний перелік надається на запит. |
Ми не продаємо ваші дані та не передаємо їх для чужого маркетингу.
9. Де зберігаються ваші дані та передавання за межі ЄЕП
Наші власні сервери розташовані в Європейському Союзі (Німеччина).
Крім того, копія електронного листування, надісланого на hello@contactpersonestonia.ee, зберігається в поштовій скриньці, якою керує Google, щоб ми могли її обробляти та відповідати. Google також обробляє дані reCAPTCHA з нашої форми зв'язку.
Google може обробляти ці дані за межами ЄЕП, зокрема в Сполучених Штатах. Якщо таке передавання відбувається, воно спирається на рішення Європейської Комісії про адекватність щодо Рамкової програми конфіденційності даних ЄС–США або на стандартні договірні положення.
Коли ви оплачуєте заявку, платіж обробляє наш постачальник платіжних послуг Stripe. Ми передаємо Stripe суму, вашу адресу електронної пошти (для платежу та квитанції), наш ідентифікатор вашої заявки та, залежно від того, чи вашу компанію вже зареєстровано, або її реєстраційний код, або — якщо компанія перебуває в процесі заснування — її запропоновану назву. Ці дані передаються компанії Stripe, LLC у Сполучених Штатах, і Stripe може передавати їх своїм афілійованим компаніям і субпроцесорам в інших країнах, зокрема в Індії. Stripe також безпосередньо збирає те, що ви вводите на його сторінці оплати.
Передавання компанії Stripe, LLC спирається на рішення Європейської Комісії про адекватність щодо Рамкової програми конфіденційності даних ЄС–США, за якою Stripe, LLC сертифікована. Якщо ця програма не застосовується, передавання спирається на стандартні договірні положення.
10. Як довго ми їх зберігаємо
| Дані | Строк |
|---|---|
| Маркетингові контактні дані з реєстру (розділ 4) | 12 місяців |
| Запис про те, що ви заперечили проти маркетингу | зберігається стільки, скільки потрібно, щоб більше до вас не звертатися |
| Звернення, які не призводять до договору | 12 місяців |
| Дані та документи належної перевірки, записи про операції | 5 років після завершення ділових відносин (RahaPTS) |
| Записи належної перевірки, якщо ділові відносини не було встановлено — ми не прийняли заявку, ви відмовилися або належну перевірку не вдалося завершити | 5 років від дати закриття справи належної перевірки згідно з нашим правилом зберігання записів, які потрібно зберігати відповідно до RahaPTS |
| Договірні та сервісні записи | 5 років після завершення договору |
| Первинні бухгалтерські документи | 7 років (Закон про бухгалтерський облік § 12) |
Якщо наглядовий орган або суд вимагає довшого зберігання, ми зберігаємо дані стільки, скільки діє ця вимога.
11. Автоматизоване прийняття рішень
Ми не ухвалюємо рішень щодо вас виключно автоматизованими засобами. Кожне рішення прийняти, відхилити чи припинити ділові відносини ухвалює людина. Якщо це зміниться, ми оновимо це повідомлення до набрання змінами чинності.
12. Ваші права
Ви можете попросити в нас копію ваших даних, попросити виправити неточні дані та — там, де це дозволяє закон — попросити їх видалити, обмежити обробку або отримати їх у придатному для перенесення форматі. Коли ми спираємося на законні інтереси, ви можете заперечити — і щодо прямого маркетингу це право є безумовним (розділ 4).
Ці права обмежені там, де ми обробляємо дані для виконання юридичного обов'язку. Ми не можемо видалити записи належної перевірки до закінчення встановленого законом строку і не можемо повідомити вам, чи подавали ми повідомлення про підозру.
Пишіть на hello@contactpersonestonia.ee. Ми відповідаємо протягом одного місяця.
Ви також можете подати скаргу до Інспекції із захисту даних Естонії (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Таллінн, info@aki.ee, або до наглядового органу за місцем вашого проживання.
13. Безпека
Доступ до ваших даних обмежено особами, яким він потрібен для роботи. Дані захищені під час передавання шифруванням і регулярно резервуються.
14. Зміни до цього повідомлення
Номер версії та дата вгорі завжди показують чинний текст. Ми зберігаємо попередні версії та можемо надати їх на запит.