Õiguslik teave
Privaatsuspoliitika
See on ingliskeelse teksti tõlge. Lahknevuse korral on ülimuslik ingliskeelne tekst.
1. Kes me oleme
Contact Person Estonia on JusTrust OÜ ärinimi; äriühing on registreeritud Eestis registrikoodiga 16093920, aadress Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Eesti. JusTrust OÜ-l on Rahapesu Andmebüroo tegevusluba FIU000395.
Quintum OÜ (registrikood 17024619) on vastutav töötleja isikuandmete osas, mida töödeldakse seoses raamatupidamisteenuste taotlemise ja osutamisega. JusTrust OÜ (registrikood 16093920) on vastutav töötleja isikuandmete osas, mida töödeldakse seoses kontaktisiku, juriidilise aadressi ja posti edastamise teenusega. Iga käesolevas teates kirjeldatud töötlemistoimingu juures on märgitud selle eest vastutav töötleja.
Quintum OÜ on registreeritud Eestis registrikoodiga 17024619, aadress Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Eesti. Raamatupidamisandmeid puudutavate küsimustega kirjutage aadressil privacy@quintum.ee; kontaktisiku, juriidilise aadressi või postiteenuse andmeid puudutavate küsimustega kirjutage aadressil hello@contactpersonestonia.ee.
Contact Person Estonia ei ole eraldi äriühing. Samu teenuseid pakub JusTrust OÜ ka teiste nimede all ja pakettides, mis sisaldavad nõustamist, teise hinnaga. Raamatupidamisteenuseid osutab ja arveldab Quintum OÜ. Kontaktisiku, juriidilise aadressi ja postiteenuseid osutab eraldi JusTrust OÜ kohalduvate Contact Person Estonia tingimuste alusel.
2. Kui külastate seda veebilehte
Vastutav töötleja: JusTrust OÜ
| Mis | Miks | Õiguslik alus |
|---|---|---|
| Google reCAPTCHA meie avalehe kontaktvormil: teie IP-aadress, seadme- ja käitumisandmed ning Google'i seatud küpsised | automaatsete rämpspostituste tõkestamiseks | art 6(1)(f) õigustatud huvi vormi kaitsmiseks |
| Google Maps, mis on lisatud meie avalehele kontori asukoha näitamiseks: kaardi laadimisel saab Google teie IP-aadressi ja brauseriandmed | meie kontori asukoha näitamiseks | art 6(1)(f) õigustatud huvi näidata, kust meid leiab |
Me ei kasuta analüütika-, reklaami- ega jälgimisvahendeid ega sea omi küpsiseid. Meie fondid ja stiililehed serveeritakse meie enda serverist, mistõttu ükski sisuedastusvõrk ega fondipakkuja teie andmeid ei saa. Käesolev lehekülg ja meie tingimuste lehekülg ei lae kolmandatelt isikutelt mitte midagi — kaks ülaltoodud punkti kehtivad üksnes avalehe kohta.
3. Kui kirjutate meile või esitate teenuse taotluse
Vastutav töötleja: JusTrust OÜ
Kontaktvorm meie avalehel. Kogume teie sisestatud nime, e-posti aadressi ja sõnumi, kasutame neid teile vastamiseks ja saadame teile automaatse kinnituse.
Kontaktisiku, juriidilise aadressi ja posti edastamise taotlusvorm. Kogume ettevõtte tegevusala, kõik, mille otsustate vabateksti välja kirjutada, teie nime ja teie e-posti aadressi ning teie kinnituse, et ettevõte ei tegele ühegagi tegevustest, mida me ei teeninda. Kui ettevõte on juba registreeritud, kogume ka selle Eesti registrikoodi ja loeme selle nime registrist, seda ei pea te sisestama. Kui ettevõte on asutamisel, kogume selle asemel selle kavandatava nime ja teie kinnituse, et esitate taotluse asutatava ettevõtte eest ja nimel. Kasutame seda teile vastamiseks ja otsustamiseks, kas saame ettevõtte vastu võtta. Raamatupidamise taotlusi on kirjeldatud punktis 6.
Õiguslik alus. Kontaktivormi ja registreeritud äriühingu taotluste puhul: art 6(1)(b) teie taotlusel enne lepingu sõlmimist võetavad meetmed ja art 6(1)(f) meie õigustatud huvi päringutele vastata. Asutatava äriühingu taotluste puhul: art 6(1)(f) meie õigustatud huvi teie taotlusele vastata ja otsustada, kas saame äriühingu vastu võtta. Kui me ei saa ettevõtet vastu võtta või te ei jätka, säilitame saadetu 12 kuud (punkt 10).
Taotluse eest maksmine. Tasu maksate taotluse esitamisel. Makse vastuvõtmiseks, sobitamiseks ja, kui tasu tuleb tagastada, tagastamiseks töötleme makse viidet ja summat, makse aega, võimalikku tagastust ning nime ja riiki, mille meie makseteenuse pakkuja meile maksja kohta annab. Õiguslik alus: art 6(1)(f), meie õigustatud huvi hallata teie taotluse ja meie teenustega seotud makseid. Kui makse tegi keegi teine kui teie, selgitame enne taotluse vastuvõtmist välja, kes ta on ja milline on tema seos äriühinguga, ning kui ta omab või kontrollib äriühingut, kaasame ta oma hoolsusmeetmetesse; selle õiguslik alus on art 6(1)(c), meie rahapesu tõkestamise ja sanktsioonidega seotud kohustused. Raamatupidamisdokumente säilitame art 6(1)(c) alusel (raamatupidamise seadus).
Teie õigus esitada sellele vastuväide. Kui tugineme oma õigustatud huvile — sealhulgas asutatava äriühingu taotluse puhul — võite igal ajal esitada vastuväite oma konkreetsest olukorrast tulenevatel põhjustel. Kirjutage aadressil hello@contactpersonestonia.ee. Lõpetame seejärel töötlemise, välja arvatud juhul, kui meil on mõjuvad õigustatud põhjused, mis kaaluvad üles teie huvid, või kui andmeid on vaja õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks. Kui esitate vastuväite ajal, mil teie taotlus on menetluses, ei saa me sellega jätkata.
4. Kui võtsime teiega esimesena ühendust — kust saime teie andmed
Vastutav töötleja: JusTrust OÜ
Võime kirjutada Eesti äriühingutele, et pakkuda oma teenuseid. Kui saite meilt sellise sõnumi, selgitab käesolev jaotis selle tausta. Tegemist on teabega, mida nõuab isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 14, kuna me ei saanud andmeid teilt.
| Küsimus | Vastus |
|---|---|
| Kust saite minu aadressi? | Eesti äriregistri avaandmetest, mille avaldab Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK) ja mis on igaühele vabalt kättesaadavad. |
| Mida te säilitate? | Äriühingu nime, Eesti registrikoodi, registrijärgse aadressi, tegevusala, registrisse kandmise kuupäeva ja e-posti aadressi, mille äriühing ise registris avaldab. |
| Kelle andmed need on? | Äriühingu andmed. Kui äriühingu e-posti aadress võimaldab isiku tuvastada, on tegemist isikuandmetega ja käesolev poliitika kohaldub neile. |
| Miks te mulle kirjutate? | Et pakkuda kontaktisiku, juriidilise aadressi ja posti edastamise teenuseid äriühingutele, kes neid tõenäoliselt vajavad — näiteks äriühing, mille enda aadress on väljaspool Eestit. |
| Millisel õiguslikul alusel? | Art 6(1)(f) õigustatud huvi pakkuda teisele ettevõttele asjakohast äriteenust. Oleme seda teie huvidega kaalunud: andmed on juba avalikud, sõnum on adresseeritud äriühingule tema enda regulatiivse olukorra kohta ja te võite selle igal ajal peatada. |
| Kui kaua te neid säilitate? | 12 kuud, välja arvatud juhul, kui teist saab klient või kui palute meil oma vastuväide kauem arvestuses hoida. |
Kaks piirangut, mille oleme endale seadnud ja mille täitmist võite meilt nõuda:
Kasutame e-posti aadressi, mille äriühing registris avaldab. Me ei kasuta selleks otstarbeks registrist võetud äriühingu kontaktisiku ega juhatuse liikme isiklikke kontaktandmeid.
Kirjutame äriühingule konkreetse pakkumise kohta üks kord. Me ei korralda kirjade jada ega müü ega jaga nimekirja.
Teie vastuväite esitamise õigus on siin tingimusteta. Artikli 21(2) alusel võite igal ajal ja põhjendust esitamata esitada vastuväite otseturundusele ning me peame lõpetama. Vastake sõnumile ja öelge seda või kirjutage aadressil hello@contactpersonestonia.ee. Säilitame teie vastuväite kohta märke, et teiega uuesti ühendust ei võtaks — see märge on ainus, mille pärast teie vastuväidet säilitame.
5. Kui teist saab meie klient
Vastutav töötleja: JusTrust OÜ
| Andmed | Miks | Õiguslik alus |
|---|---|---|
| Äriühingu nimi, registrikood, aadress, kontaktandmed | teenuse osutamiseks ja äriregistrisse teie kontaktisikuna kandmiseks | art 6(1)(b) leping |
| Juhatuse liikmete, osanike ja tegelike kasusaajate isikuandmed: ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, kodakondsus, isikut tõendava dokumendi andmed ja dokumendi koopia, aadress | seadusest tulenevad kliendi hoolsusmeetmed (RahaPTS) | art 6(1)(c) juriidiline kohustus |
| Kontrollide tulemused: riikliku taustaga isiku staatus, rahvusvaheliste sanktsioonide kontroll | hoolsusmeetmed ja jälgimine | art 6(1)(c) juriidiline kohustus |
| Teie äriühingule meie aadressile saabunud kirjavahetus ja edastamise kanded | posti edastamise teenuse osutamiseks. See võib kaasnevalt sisaldada teile kirjutanud isikute isikuandmeid | art 6(1)(b) leping; saatja andmete osas art 6(1)(f) |
| Makse- ja arveldusandmed | teile arve esitamiseks ja raamatupidamisarvestuse pidamiseks | art 6(1)(b) leping; art 6(1)(c) raamatupidamise seadus |
Hoolsusmeetmed tulenevad seadusest, mitte meist, ja need on iga kliendi puhul samad. Need ei sõltu makstud tasust ega valitud paketist. Ilma nendeta ei saa me teenust osutada ega saa me andmeid enne tähtaega kustutada.
Kui teie äriühing on asutamisel, kohaldame need hoolsusmeetmed teie kui taotluse esitaja suhtes enne taotluse vastuvõtmist (art 6(1)(c) juriidiline kohustus) ja äriühingu suhtes pärast selle registreerimist.
6. Raamatupidamisteenused ja raamatupidamise taotlused
Vastutav töötleja: Quintum OÜ
Contact Person Estonia kaudu pakutavaid raamatupidamisteenuseid osutab ja arveldab Quintum OÜ. Kui taotlete selle veebisaidi kaudu raamatupidamisteenust, on Quintum OÜ vastutav töötleja teie esitatud isikuandmete ja sellele järgnevas raamatupidamissuhtes tekkivate andmete osas.
Kui te taotluse esitate. Taotlusvorm küsib teie äriühingu registrikoodi, tegevusala ning selle isiku nime ja e-posti aadressi, kellele vastata. Kasutame seda selleks, et hinnata, kas saame äriühingu vastu võtta, ja et teile vastata. Õiguslik alus on teie taotlusel lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine (art 6 lg 1 p b).
Kui teist saab raamatupidamisklient. Raamatupidamisteenuse osutamiseks töötleb Quintum OÜ andmeid, mida teie ettevõte meile annab: nende inimeste kontaktandmeid, kellega suhtleme, ning raamatupidamise algdokumente, arveid, pangaandmeid, palgaandmeid ja maksudeklaratsioone, mida teie eest käsitleme. Õiguslik alus on lepingu täitmine (art 6 lg 1 p b) ja Quintumi juriidilised kohustused raamatupidamisteenuse osutajana (art 6 lg 1 p c).
Rahapesu tõkestamine. Quintum OÜ osutab raamatupidamisteenust ja on seetõttu kohustatud isik rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse tähenduses (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). Enne ärisuhte loomist ja perioodiliselt ka pärast seda tuvastab ja kontrollib Quintum klienti, tema esindajaid ja tegelikke kasusaajaid, teeb kindlaks ärisuhte eesmärgi ja olemuse, kontrollib rahvusvaheliste sanktsioonide nimekirju ning jälgib suhet jooksvalt. Õiguslik alus on Quintumi juriidiline kohustus (art 6 lg 1 p c).
Kes seda veebisaiti haldab. JusTrust OÜ haldab Contact Person Estoniat ja raamatupidamise taotlusvormi ning töötleb raamatupidamise taotluse andmeid Quintum OÜ nimel ja tema juhiste järgi. JusTrust OÜ ei kasuta raamatupidamise taotluse andmeid oma klientide, turunduse ega ärilise profileerimise jaoks.
7. Teie andmed muutuvad äriregistris avalikuks
Vastutav töötleja: JusTrust OÜ
Kui kasutate meie kontaktisiku või juriidilise aadressi teenust, kantakse asjaolu, et JusTrust OÜ on teie äriühingu kontaktisik, ja meie aadress teie äriühingu registrijärgse aadressina Eesti äriregistrisse ning need on avalikult kättesaadavad. Andmed äriühingu juhatuse liikmete ja osanike kohta avaldab register ise Eesti õiguse alusel.
Me ei saa seda avaldamist piirata ega tagasi võtta. See tuleneb Eesti õigusest, mitte teie lepingust meiega.
8. Kes veel teie andmeid saab
| Saaja | Miks |
|---|---|
| Eesti äriregister | nagu kirjeldatud punktis 7 |
| Rahapesu Andmebüroo | kui oleme kohustatud teatama. Seadus keelab meil teile öelda, et oleme sellise teate esitanud. |
| Maksu- ja Tolliamet, notarid, kohtud, muud ametiasutused | kui seadus seda nõuab |
| Google (Gmail) | Säilitame aadressile hello@contactpersonestonia.ee saadetud kirjavahetuse koopiat Google'i hallatavas postkastis, et seda hallata ja sellele vastata |
| reCAPTCHA ja veebilehe ressursid (punkt 2) | |
| Stripe (makseteenuse pakkuja) | teie makse töötlemiseks. Stripe kasutab talle edastatud andmeid (punkt 9) ka oma eesmärkidel, eraldi vastutava töötlejana: pettuste ja kahju ärahoidmiseks ning oma õiguslike kohustuste, sealhulgas rahapesu tõkestamise kontrollide täitmiseks. Sellele kasutusele kohaldub Stripe'i privaatsuspoliitika: stripe.com/privacy |
| Meie juhiste alusel tegutsevad teenusepakkujad: majutus-, e-posti-, makse-, isikusamasuse tuvastamise ja kontrolliteenuste pakkujad | teenuse osutamiseks. Nad võivad teie andmeid kasutada üksnes meie juhiste alusel. Kehtiv nimekiri on nõudmisel kättesaadav. |
Me ei müü teie andmeid ega jaga neid kellegi teise turunduse tarbeks.
9. Kus teie andmeid hoitakse ja edastamine väljapoole EMPd
Meie enda serverid asuvad Euroopa Liidus (Saksamaal).
Lisaks hoitakse aadressile hello@contactpersonestonia.ee saadetud e-kirjavahetuse koopiat Google'i hallatavas postkastis, et seda hallata ja sellele vastata. Google töötleb ka meie kontaktvormi reCAPTCHA andmeid.
Google võib neid andmeid töödelda väljaspool EMPd, sealhulgas Ameerika Ühendriikides. Kui selline edastamine toimub, tugineb see Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsusele ELi–USA andmekaitseraamistiku kohta või tüüptingimustele.
Kui maksate taotluse eest, töötleb makset meie makseteenuse pakkuja Stripe. Edastame Stripe'ile summa, teie e-posti aadressi (makse ja kviitungi jaoks), meie viite teie taotlusele ning olenevalt sellest, kas teie äriühing on juba registreeritud, kas selle registrikoodi või — kui äriühing on alles asutamisel — selle kavandatava nime. Need andmed edastatakse Stripe, LLC-le Ameerika Ühendriikides ning Stripe võib neid edastada oma kontserni ettevõtjatele ja alamtöötlejatele teistes riikides, sealhulgas Indias. Stripe kogub ka otse andmeid, mille sisestate tema makselehele.
Edastamine Stripe, LLC-le tugineb Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsusele ELi–USA andmekaitseraamistiku kohta, mille alusel on Stripe, LLC sertifitseeritud. Kui see raamistik ei kohaldu, tugineb edastamine tüüptingimustele.
10. Kui kaua me neid säilitame
| Andmed | Tähtaeg |
|---|---|
| Registrist pärinevad turunduskontaktandmed (punkt 4) | 12 kuud |
| Märge selle kohta, et esitasite turundusele vastuväite | säilitatakse nii kaua, kui on vajalik, et teiega uuesti ühendust ei võetaks |
| Päringud, millest lepingut ei sõlmita | 12 kuud |
| Hoolsusmeetmete andmed ja dokumendid, tehingute kanded | 5 aastat pärast ärisuhte lõppemist (RahaPTS) |
| Hoolsusmeetmete andmed juhul, kui ärisuhet ei tekkinud — me ei võtnud taotlust vastu, te loobusite või hoolsusmeetmeid ei olnud võimalik lõpule viia | 5 aastat hoolsusmeetmete toimiku sulgemise päevast, meie säilitamiskorra alusel, mis kehtib RahaPTS-i järgi säilitatavatele dokumentidele |
| Lepingu- ja teenusekanded | 5 aastat pärast lepingu lõppemist |
| Raamatupidamise algdokumendid | 7 aastat (raamatupidamise seaduse § 12) |
Kui järelevalveasutus või kohus nõuab pikemat säilitamist, säilitame andmeid nii kaua, kui see nõue kehtib.
11. Automatiseeritud otsuste tegemine
Me ei tee teie kohta otsuseid üksnes automatiseeritud vahenditega. Iga otsuse ärisuhte alustamise, sellest keeldumise või selle lõpetamise kohta teeb inimene. Kui see muutub, ajakohastame käesolevat poliitikat enne muudatuse jõustumist.
12. Teie õigused
Võite paluda meilt oma andmete koopiat, paluda ebatäpsete andmete parandamist ja — kui seadus seda lubab — nende kustutamist, töötlemise piiramist või andmete saamist ülekantavas vormis. Kui tugineme õigustatud huvile, võite esitada vastuväite — ja otseturunduse puhul on see õigus tingimusteta (punkt 4).
Need õigused on piiratud seal, kus töötleme andmeid juriidilise kohustuse täitmiseks. Me ei saa hoolsusmeetmete kandeid enne seadusjärgse tähtaja möödumist kustutada ega öelda teile, kas oleme kahtlusest teatanud.
Kirjutage aadressil hello@contactpersonestonia.ee. Vastame ühe kuu jooksul.
Samuti võite esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile, Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, või oma elukohariigi järelevalveasutusele.
13. Turvalisus
Juurdepääs teie andmetele on piiratud isikutega, kes seda oma töös vajavad. Andmeid kaitstakse edastamisel krüpteerimisega ja neist tehakse korrapäraselt varukoopiaid.
14. Poliitika muudatused
Ülal olev versiooninumber ja kuupäev näitavad alati kehtivat teksti. Säilitame varasemad versioonid ja esitame need nõudmisel.