Legal
Política de Privacidad
Esta es una traducción del texto en inglés. En caso de discrepancia, prevalece el texto en inglés.
1. Quiénes somos
Contact Person Estonia es un nombre comercial de JusTrust OÜ, inscrita en Estonia con el número de registro 16093920, domicilio Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estonia. JusTrust OÜ posee la licencia de actividad FIU000395 de la Unidad de Inteligencia Financiera de Estonia.
Quintum OÜ (número de registro 17024619) es el responsable del tratamiento de los datos personales tratados en relación con las solicitudes de servicios de contabilidad y con la prestación de dichos servicios. JusTrust OÜ (número de registro 16093920) es el responsable del tratamiento de los datos personales tratados en relación con los servicios de persona de contacto, domicilio social y reenvío de correspondencia. Cada actividad de tratamiento descrita en este aviso identifica al responsable de esa actividad.
Quintum OÜ está registrada en Estonia con el número de registro 17024619, domicilio Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estonia. Para preguntas sobre datos de contabilidad escriba a privacy@quintum.ee; para preguntas sobre datos de persona de contacto, domicilio social o correspondencia escriba a hello@contactpersonestonia.ee.
Contact Person Estonia no es una empresa independiente. Los mismos servicios los ofrece también JusTrust OÜ con otros nombres y en paquetes que incluyen asesoramiento, a un precio distinto. Los servicios de contabilidad los presta y factura Quintum OÜ. Los servicios de persona de contacto, domicilio social y correspondencia los presta por separado JusTrust OÜ conforme a los términos aplicables de Contact Person Estonia.
2. Cuando visita este sitio web
Responsable del tratamiento: JusTrust OÜ
| Qué | Por qué | Base jurídica |
|---|---|---|
| Google reCAPTCHA en el formulario de contacto de nuestra página de inicio: su dirección IP, datos del dispositivo y del comportamiento, y cookies establecidas por Google | para impedir envíos automatizados de spam | art. 6.1.f) interés legítimo en proteger el formulario |
| Google Maps, incrustado en nuestra página de inicio para mostrar dónde está nuestra oficina: al cargarse el mapa, Google recibe su dirección IP y los datos del navegador | para mostrar la ubicación de nuestra oficina | art. 6.1.f) interés legítimo en indicarle dónde encontrarnos |
No utilizamos herramientas de analítica, publicidad ni seguimiento, y no establecemos cookies propias. Nuestras fuentes tipográficas y hojas de estilo se sirven desde nuestro propio servidor, por lo que ninguna red de distribución de contenidos ni proveedor de fuentes recibe sus datos. Esta página y nuestra página de Condiciones no cargan absolutamente nada de terceros — los dos elementos anteriores solo se aplican a la página de inicio.
3. Cuando nos escribe o solicita nuestros servicios
Responsable del tratamiento: JusTrust OÜ
El formulario de contacto de nuestra página de inicio. Recogemos el nombre, la dirección de correo electrónico y el mensaje que introduce, los usamos para responderle y le enviamos una confirmación automática.
El formulario de solicitud de Persona de Contacto, Domicilio Social y Reenvío de Correo. Recogemos a qué se dedica la sociedad, lo que decida escribir en el campo de texto libre, su nombre y su dirección de correo electrónico, y su confirmación de que la sociedad no realiza ninguna de las actividades que no atendemos. Si la sociedad ya está inscrita, recogemos también su código de registro estonio y leemos su nombre del registro, por lo que no tiene que escribirlo. Si la sociedad está en constitución, recogemos en su lugar su denominación propuesta y su declaración de que presenta la solicitud por cuenta y en nombre de la sociedad en constitución. Usamos esto para responderle y para decidir si podemos aceptar a la sociedad. Las solicitudes de contabilidad se describen en el apartado 6.
Base jurídica. Para el formulario de contacto y para las solicitudes relativas a una sociedad inscrita: art. 6.1.b) medidas precontractuales adoptadas a petición suya, y art. 6.1.f) nuestro interés legítimo en responder a las consultas. Para las solicitudes relativas a una sociedad en constitución: art. 6.1.f) nuestro interés legítimo en responder a su solicitud y decidir si podemos aceptar a la sociedad. Si no podemos aceptar a la sociedad, o usted no continúa, conservamos lo que nos envió durante 12 meses (apartado 10).
Pago de su solicitud. Usted paga la cuota al presentar la solicitud. Para cobrar, conciliar y, cuando proceda un reembolso, reembolsar el pago, tratamos la referencia y el importe del pago, cuándo se pagó, cualquier reembolso, y el nombre y el país que nuestro proveedor de pagos nos facilita sobre la persona que pagó. Base jurídica: art. 6.1.f), nuestro interés legítimo en gestionar los pagos relacionados con su solicitud y nuestros servicios. Si pagó una persona distinta de usted, antes de aceptar la solicitud determinamos quién es y qué relación tiene con la sociedad y, si es propietaria de la sociedad o la controla, la incluimos en nuestra diligencia debida; la base jurídica de ese tratamiento es el art. 6.1.c), nuestras obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de sanciones. Conservamos los registros contables conforme al art. 6.1.c) (Ley de Contabilidad).
Su derecho a oponerse a este tratamiento. Cuando nos basamos en nuestro interés legítimo — también en la solicitud relativa a una sociedad en constitución — puede oponerse en cualquier momento por motivos relacionados con su situación particular. Escriba a hello@contactpersonestonia.ee. Dejaremos entonces de tratar sus datos, salvo que tengamos motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses o que los necesitemos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Si se opone mientras su solicitud está abierta, no podemos continuar con ella.
4. Si le escribimos primero — de dónde obtuvimos sus datos
Responsable del tratamiento: JusTrust OÜ
Podemos escribir a sociedades estonias para ofrecer nuestros servicios. Si ha recibido un mensaje nuestro de ese tipo, este apartado lo explica. Esta es la información exigida por el artículo 14 del RGPD, porque no obtuvimos los datos de usted.
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿De dónde han sacado mi dirección? | De los datos abiertos del Registro Mercantil de Estonia (avaandmed), publicados por el Centro de Registros y Sistemas de Información (RIK) y de libre acceso para cualquiera. |
| ¿Qué datos tienen? | El nombre de la sociedad, el número de registro estonio, el domicilio registrado, el ámbito de actividad, la fecha de inscripción en el registro y la dirección de correo electrónico que la propia sociedad publica en el registro. |
| ¿De quién son esos datos? | Datos de la sociedad. Cuando una dirección de correo de la sociedad identifica a una persona, se trata de datos personales y esta política se les aplica. |
| ¿Por qué me escriben? | Para ofrecer los servicios de persona de contacto, domicilio social y reenvío de correspondencia a sociedades que parecen necesitarlos — por ejemplo, una sociedad cuyo domicilio propio está fuera de Estonia. |
| ¿Con qué base jurídica? | Art. 6.1.f) interés legítimo en ofrecer un servicio empresarial pertinente a otra empresa. Lo hemos ponderado frente a sus intereses: los datos ya son públicos, el mensaje se dirige a una sociedad sobre su propia situación regulatoria, y usted puede detenerlo en cualquier momento. |
| ¿Cuánto tiempo los conservan? | 12 meses, salvo que se convierta en cliente o nos pida que conservemos su oposición durante más tiempo. |
Dos límites que nos hemos impuesto y que puede exigirnos:
Utilizamos la dirección de correo que la sociedad publica en el registro. No utilizamos para esta finalidad los datos de contacto personales de la persona de contacto ni de un administrador de la sociedad tomados del registro.
Escribimos a una sociedad una sola vez sobre una oferta determinada. No estamos ejecutando una secuencia de envíos y no vendemos ni compartimos la lista.
Su derecho de oposición es absoluto aquí. Conforme al art. 21.2 puede oponerse a la mercadotecnia directa en cualquier momento y sin necesidad de motivarlo, y debemos parar. Responda al mensaje diciéndolo, o escriba a hello@contactpersonestonia.ee. Dejamos constancia de su oposición para no volver a contactarle — esa constancia es lo único que conservamos tras su oposición.
5. Cuando se convierte en cliente
Responsable del tratamiento: JusTrust OÜ
| Datos | Por qué | Base jurídica |
|---|---|---|
| Nombre de la sociedad, número de registro, domicilio, datos de contacto | para prestar el servicio y para ser inscritos en el Registro Mercantil como su persona de contacto | art. 6.1.b) contrato |
| Datos identificativos de administradores, socios y titulares reales: nombre y apellidos, número de identificación personal o fecha de nacimiento, nacionalidad, datos del documento de identidad y copia del mismo, domicilio | diligencia debida exigida por ley (RahaPTS) | art. 6.1.c) obligación legal |
| Resultados de las comprobaciones: condición de persona políticamente expuesta, cotejo con sanciones internacionales | diligencia debida y seguimiento continuo | art. 6.1.c) obligación legal |
| Correspondencia recibida en nuestra dirección para su sociedad y registros de reenvío | para prestar el reenvío de correspondencia. Esto puede contener incidentalmente datos personales de quienes le escriben | art. 6.1.b) contrato; art. 6.1.f) para los datos del remitente |
| Datos de pago y facturación | para facturarle y llevar la contabilidad | art. 6.1.b) contrato; art. 6.1.c) Ley de Contabilidad |
La diligencia debida la exige la ley, no nosotros, y es la misma para todos los clientes. No depende de la cuota que pague ni del paquete que elija. Sin ella no podemos prestar el servicio, y no podemos eliminar los registros antes de tiempo.
Si su sociedad está en constitución, aplicamos esta diligencia debida respecto de usted, como solicitante, antes de aceptar la solicitud (art. 6.1.c) obligación legal), y respecto de la sociedad una vez inscrita.
6. Servicios de contabilidad y solicitudes de contabilidad
Responsable del tratamiento: Quintum OÜ
Los servicios de contabilidad ofrecidos a través de Contact Person Estonia los presta y factura Quintum OÜ. Cuando solicita contabilidad a través de este sitio web, Quintum OÜ es el responsable del tratamiento de los datos personales que facilita y de los datos generados en la relación contable posterior.
Cuando presenta una solicitud. El formulario pide el número de registro de su empresa, su ámbito de actividad y el nombre y la dirección de correo de la persona a la que debemos responder. Lo utilizamos para valorar si podemos aceptar a la empresa y para responderle. La base jurídica es la adopción, a petición suya, de medidas precontractuales (art. 6.1.b).
Cuando pasa a ser cliente de contabilidad. Para prestar los servicios de contabilidad, Quintum OÜ trata los datos que su empresa nos facilita: los datos de contacto de las personas con las que tratamos y los documentos contables, facturas, datos bancarios, datos de nómina y declaraciones fiscales que gestionamos en su nombre. La base jurídica es la ejecución del contrato (art. 6.1.b) y las obligaciones legales de Quintum como proveedor de servicios de contabilidad (art. 6.1.c).
Prevención del blanqueo de capitales. Quintum OÜ presta servicios de contabilidad y es por ello sujeto obligado con arreglo a la ley estonia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). Antes de iniciar una relación de negocio, y periódicamente después, Quintum identifica y verifica al cliente, a sus representantes y a sus titulares reales, determina el propósito y la naturaleza de la relación, coteja las listas internacionales de sanciones y realiza un seguimiento continuo. La base jurídica es la obligación legal de Quintum (art. 6.1.c).
Quién opera este sitio web. JusTrust OÜ opera Contact Person Estonia y el formulario de solicitud de contabilidad, y trata los datos de la solicitud por cuenta de Quintum OÜ y siguiendo sus instrucciones. JusTrust OÜ no utiliza los datos de las solicitudes de contabilidad para sus propios clientes, su marketing ni la elaboración de perfiles comerciales.
7. Sus datos se hacen públicos en el Registro Mercantil
Responsable del tratamiento: JusTrust OÜ
Si utiliza nuestro servicio de persona de contacto o de domicilio social, el hecho de que JusTrust OÜ sea la persona de contacto de su sociedad, y nuestra dirección como domicilio registrado de su sociedad, se inscriben en el Registro Mercantil de Estonia y son de acceso público. Los datos sobre administradores y socios de una sociedad los publica el propio Registro conforme a la legislación estonia.
No podemos restringir ni retirar esa publicación. Deriva de la legislación estonia, no de su contrato con nosotros.
8. Quién más recibe sus datos
| Destinatario | Por qué |
|---|---|
| Registro Mercantil de Estonia | según se describe en el apartado 7 |
| Unidad de Inteligencia Financiera de Estonia (Rahapesu Andmebüroo) | cuando estamos obligados a comunicar. La ley nos prohíbe decirle que hemos realizado tal comunicación. |
| Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia, notarios, tribunales y otras autoridades | cuando la ley lo exige |
| Google (Gmail) | Conservamos una copia de la correspondencia enviada a hello@contactpersonestonia.ee en un buzón gestionado por Google, para poder gestionarla y responderla |
| reCAPTCHA y recursos del sitio web (apartado 2) | |
| Stripe (proveedor de pagos) | para procesar su pago. Stripe también utiliza los datos que recibe (apartado 9) para sus propios fines, como responsable del tratamiento independiente: para prevenir el fraude y las pérdidas y para cumplir sus propias obligaciones legales, incluidos los controles de prevención del blanqueo de capitales. A ese uso se aplica la política de privacidad de Stripe: stripe.com/privacy |
| Nuestros proveedores que actúan siguiendo nuestras instrucciones: alojamiento, correo electrónico, pagos, verificación de identidad y proveedores de cotejo | para prestar el servicio. Solo pueden usar sus datos siguiendo nuestras instrucciones. La lista actualizada está disponible previa solicitud. |
No vendemos sus datos ni los compartimos para la mercadotecnia de terceros.
9. Dónde se conservan sus datos y transferencias fuera del EEE
Nuestros propios servidores están ubicados en la Unión Europea (Alemania).
Además, una copia de la correspondencia electrónica enviada a hello@contactpersonestonia.ee se conserva en un buzón gestionado por Google, para poder gestionarla y responderla. Google también trata los datos del reCAPTCHA de nuestro formulario de contacto.
Google puede tratar estos datos fuera del EEE, incluido en los Estados Unidos. Cuando se produce tal transferencia, se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea relativa al Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo.
Cuando paga su solicitud, el pago lo gestiona Stripe, nuestro proveedor de pagos. Comunicamos a Stripe el importe, su dirección de correo electrónico (para el pago y el recibo), nuestra referencia de su solicitud y, según si su sociedad ya está inscrita o no, bien su número de registro o bien, si está en constitución, su denominación propuesta. Estos datos se transfieren a Stripe, LLC, en los Estados Unidos, y Stripe puede comunicarlos a sus sociedades vinculadas y subencargados del tratamiento en otros países, incluida la India. Stripe también recoge directamente lo que usted introduce en su página de pago.
La transferencia a Stripe, LLC se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea relativa al Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU., en el que Stripe, LLC está certificada. Cuando dicho marco no sea aplicable, la transferencia se ampara en cláusulas contractuales tipo.
10. Cuánto tiempo los conservamos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Datos de contacto de mercadotecnia procedentes del registro (apartado 4) | 12 meses |
| Constancia de que se opuso a la mercadotecnia | se conserva mientras sea necesario para no volver a contactarle |
| Consultas que no dan lugar a contrato | 12 meses |
| Datos y documentos de diligencia debida, registros de operaciones | 5 años tras el fin de la relación de negocio (RahaPTS) |
| Registros de diligencia debida cuando no llegó a establecerse una relación de negocio — no aceptamos la solicitud, usted desistió o no pudo completarse la diligencia debida | 5 años desde la fecha de cierre del expediente de diligencia debida, conforme a nuestra norma de conservación de los registros que deben conservarse con arreglo a la RahaPTS |
| Registros contractuales y de servicio | 5 años tras la finalización del contrato |
| Justificantes contables | 7 años (Ley de Contabilidad § 12) |
Cuando una autoridad de control o un tribunal exija una conservación más prolongada, conservamos los datos mientras dure esa exigencia.
11. Decisiones automatizadas
No tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en medios automatizados. Toda decisión de aceptar, rechazar o poner fin a una relación de negocio la adopta una persona. Si esto cambia, actualizaremos esta política antes de que el cambio surta efecto.
12. Sus derechos
Puede solicitarnos una copia de sus datos, pedirnos que rectifiquemos los datos inexactos y — cuando la ley lo permita — pedirnos que los suprimamos, que limitemos el tratamiento o recibirlos en un formato portátil. Cuando nos basamos en el interés legítimo, puede oponerse — y en mercadotecnia directa ese derecho es absoluto (apartado 4).
Estos derechos están limitados cuando tratamos datos para cumplir una obligación legal. No podemos suprimir los registros de diligencia debida antes de que finalice el plazo legal, y no podemos decirle si hemos comunicado una sospecha.
Escriba a hello@contactpersonestonia.ee. Respondemos en el plazo de un mes.
También puede presentar una reclamación ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallin, info@aki.ee, o ante la autoridad de control de su lugar de residencia.
13. Seguridad
El acceso a sus datos está limitado a las personas que lo necesitan para su trabajo. Los datos se protegen en tránsito mediante cifrado y se respaldan periódicamente.
14. Cambios en esta política
El número de versión y la fecha que figuran arriba muestran siempre el texto vigente. Conservamos las versiones anteriores y podemos facilitarlas previa solicitud.