Rechtliches
Datenschutzerklärung
Dies ist eine Übersetzung des englischen Textes. Im Falle von Abweichungen ist der englische Text maßgeblich.
1. Wer wir sind
Contact Person Estonia ist ein Handelsname der JusTrust OÜ, eingetragen in Estland unter der Registernummer 16093920, Anschrift Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estland. JusTrust OÜ besitzt die Tätigkeitserlaubnis FIU000395 der estnischen Financial Intelligence Unit.
Quintum OÜ (Registernummer 17024619) ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Anträgen auf Buchhaltungsdienstleistungen und deren Erbringung verarbeitet werden. JusTrust OÜ (Registernummer 16093920) ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit den Dienstleistungen Kontaktperson, Geschäftsanschrift und Postweiterleitung verarbeitet werden. Jede in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitungstätigkeit nennt den dafür verantwortlichen Verantwortlichen.
Die Quintum OÜ ist in Estland unter der Registernummer 17024619 eingetragen, Anschrift Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estland. Bei Fragen zu Buchhaltungsdaten schreiben Sie an privacy@quintum.ee; bei Fragen zu Daten der Kontaktperson, der Geschäftsanschrift oder der Post an hello@contactpersonestonia.ee.
Contact Person Estonia ist kein eigenständiges Unternehmen. Dieselben Dienstleistungen bietet die JusTrust OÜ auch unter anderen Namen und in Paketen mit Beratung zu einem anderen Preis an. Buchhaltungsdienstleistungen werden von der Quintum OÜ erbracht und abgerechnet. Die Dienstleistungen Kontaktperson, Geschäftsanschrift und Post werden gesondert von der JusTrust OÜ nach den geltenden Contact Person Estonia-Bedingungen erbracht.
2. Wenn Sie diese Website besuchen
Verantwortlicher: JusTrust OÜ
| Was | Warum | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Google reCAPTCHA im Kontaktformular unserer Startseite: Ihre IP-Adresse, Geräte- und Verhaltensdaten sowie von Google gesetzte Cookies | um automatisierte Spam-Einsendungen zu verhindern | Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse am Schutz des Formulars |
| Google Maps, eingebunden auf unserer Startseite, um zu zeigen, wo unser Büro liegt: Beim Laden der Karte erhält Google Ihre IP-Adresse und Browserdaten | um den Standort unseres Büros anzuzeigen | Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse, Ihnen zu zeigen, wo Sie uns finden |
Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge und setzen keine eigenen Cookies. Unsere Schriften und Stylesheets werden von unserem eigenen Server ausgeliefert, sodass kein Content Delivery Network und kein Schriftanbieter Ihre Daten erhält. Diese Seite und unsere AGB-Seite laden nichts von Dritten — die beiden obigen Punkte betreffen nur die Startseite.
3. Wenn Sie uns schreiben oder unsere Dienste beantragen
Verantwortlicher: JusTrust OÜ
Das Kontaktformular auf unserer Startseite. Wir erheben den von Ihnen eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse und die Nachricht, verwenden sie, um Ihnen zu antworten, und senden Ihnen eine automatische Bestätigung.
Das Antragsformular für Kontaktperson, Geschäftsanschrift und Postweiterleitung. Wir erheben die Tätigkeit des Unternehmens, alles, was Sie in das Freitextfeld schreiben, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre Bestätigung, dass das Unternehmen keine der Tätigkeiten ausübt, die wir nicht bedienen. Ist das Unternehmen bereits eingetragen, erheben wir außerdem seinen estnischen Registercode und lesen seinen Namen aus dem Register, Sie müssen ihn nicht eingeben. Wird das Unternehmen gegründet, erheben wir stattdessen seinen vorgesehenen Namen und Ihre Erklärung, dass Sie den Antrag für und im Namen des in Gründung befindlichen Unternehmens stellen. Wir verwenden dies, um Ihnen zu antworten und zu entscheiden, ob wir das Unternehmen aufnehmen können. Anträge auf Buchhaltung sind in Abschnitt 6 beschrieben.
Rechtsgrundlage. Für das Kontaktformular und für Anträge für eine eingetragene Gesellschaft: Art. 6 Abs. 1 lit. b — vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, und Art. 6 Abs. 1 lit. f — unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten. Für Anträge für eine Gesellschaft in Gründung: Art. 6 Abs. 1 lit. f — unser berechtigtes Interesse, Ihren Antrag zu beantworten und zu entscheiden, ob wir die Gesellschaft aufnehmen können. Wenn wir das Unternehmen nicht aufnehmen können oder Sie nicht fortfahren, bewahren wir Ihre Angaben 12 Monate auf (Abschnitt 10).
Bezahlung Ihres Antrags. Sie zahlen die Gebühr bei der Antragstellung. Um die Zahlung entgegenzunehmen, abzugleichen und, wenn eine Erstattung fällig ist, zu erstatten, verarbeiten wir Zahlungsreferenz und Betrag, Zahlungszeitpunkt, eine etwaige Erstattung sowie den Namen und das Land, die uns unser Zahlungsdienstleister für die zahlende Person übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f, unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung von Zahlungen im Zusammenhang mit Ihrem Antrag und unseren Leistungen. Hat eine andere Person als Sie gezahlt, stellen wir vor der Annahme des Antrags fest, wer sie ist und in welcher Beziehung sie zur Gesellschaft steht; ist sie Eigentümerin der Gesellschaft oder kontrolliert sie diese, beziehen wir sie in die Erfüllung unserer Sorgfaltspflichten ein. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c, unsere Pflichten zur Geldwäscheprävention und zu Sanktionen. Buchführungsunterlagen bewahren wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c auf (Buchführungsgesetz).
Ihr Recht, dem zu widersprechen. Soweit wir uns auf unser berechtigtes Interesse stützen — auch bei einem Antrag für eine Gesellschaft in Gründung —, können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Schreiben Sie an hello@contactpersonestonia.ee. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder benötigen die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Widersprechen Sie, während Ihr Antrag noch offen ist, können wir ihn nicht weiterführen.
4. Wenn wir Sie zuerst kontaktiert haben — woher wir Ihre Daten haben
Verantwortlicher: JusTrust OÜ
Wir schreiben mitunter estnische Gesellschaften an, um unsere Leistungen anzubieten. Wenn Sie eine solche Nachricht von uns erhalten haben, erklärt dieser Abschnitt sie. Dies sind die nach Artikel 14 DSGVO erforderlichen Informationen, da wir die Daten nicht bei Ihnen erhoben haben.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Woher haben Sie meine Adresse? | Aus den offenen Daten des estnischen Handelsregisters (avaandmed), veröffentlicht vom Zentrum für Register und Informationssysteme (RIK) und für jedermann frei zugänglich. |
| Was speichern Sie? | Den Namen der Gesellschaft, die estnische Registernummer, die eingetragene Anschrift, den Tätigkeitsbereich, das Datum der Eintragung und die E-Mail-Adresse, die die Gesellschaft selbst im Register veröffentlicht. |
| Wessen Daten sind das? | Daten der Gesellschaft. Lässt eine Firmen-E-Mail-Adresse eine Person erkennen, handelt es sich um personenbezogene Daten, und diese Erklärung gilt für sie. |
| Warum schreiben Sie mir? | Um Gesellschaften, die sie voraussichtlich benötigen, die Leistungen Kontaktperson, Geschäftsanschrift und Postweiterleitung anzubieten — etwa einer Gesellschaft, deren eigene Anschrift außerhalb Estlands liegt. |
| Auf welcher Rechtsgrundlage? | Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse, einem anderen Unternehmen eine einschlägige Geschäftsleistung anzubieten. Wir haben dies gegen Ihre Interessen abgewogen: Die Daten sind bereits öffentlich, die Nachricht richtet sich an eine Gesellschaft zu ihrer eigenen regulatorischen Lage, und Sie können dies jederzeit unterbinden. |
| Wie lange bewahren Sie sie auf? | 12 Monate, sofern Sie nicht Mandant werden oder uns bitten, Ihren Widerspruch länger vorzuhalten. |
Zwei Grenzen, die wir uns selbst gesetzt haben und an denen Sie uns messen können:
Wir verwenden die E-Mail-Adresse, die die Gesellschaft im Register veröffentlicht. Wir verwenden hierfür nicht die dem Register entnommenen persönlichen Kontaktdaten der Kontaktperson oder eines Vorstandsmitglieds.
Wir schreiben eine Gesellschaft zu einem bestimmten Angebot einmal an. Wir führen keine Nachfassreihe durch und verkaufen oder teilen die Liste nicht.
Ihr Widerspruchsrecht ist hier unbedingt. Nach Art. 21 Abs. 2 können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen der Direktwerbung widersprechen, und wir müssen sie einstellen. Antworten Sie auf die Nachricht und teilen Sie es mit, oder schreiben Sie an hello@contactpersonestonia.ee. Wir halten Ihren Widerspruch fest, damit wir Sie nicht erneut kontaktieren — dieser Vermerk ist das Einzige, was wir nach Ihrem Widerspruch aufbewahren.
5. Wenn Sie unser Mandant werden
Verantwortlicher: JusTrust OÜ
| Daten | Warum | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Firmenname, Registernummer, Anschrift, Kontaktdaten | um die Leistung zu erbringen und als Ihre Kontaktperson ins Handelsregister eingetragen zu werden | Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertrag |
| Identitätsdaten von Vorstandsmitgliedern, Gesellschaftern und wirtschaftlich Berechtigten: vollständiger Name, persönliche Identifikationsnummer oder Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisdaten und eine Kopie des Ausweises, Anschrift | gesetzlich vorgeschriebene Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (RahaPTS) | Art. 6 Abs. 1 lit. c — rechtliche Verpflichtung |
| Prüfergebnisse: Status als politisch exponierte Person, Abgleich mit internationalen Sanktionen | Sorgfaltspflichten und laufende Überwachung | Art. 6 Abs. 1 lit. c — rechtliche Verpflichtung |
| An unserer Anschrift für Ihre Gesellschaft eingegangene Korrespondenz und Weiterleitungsnachweise | um die Postweiterleitung zu erbringen. Dies kann beiläufig personenbezogene Daten der Absender enthalten | Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertrag; für die Absenderdaten Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Zahlungs- und Abrechnungsdaten | um Ihnen Rechnungen zu stellen und die Buchführung zu führen | Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertrag; Art. 6 Abs. 1 lit. c — Buchführungsgesetz |
Die Sorgfaltspflichten schreibt das Gesetz vor, nicht wir, und sie sind für jeden Mandanten gleich. Sie hängen nicht von der gezahlten Gebühr oder dem gewählten Paket ab. Ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen, und wir können die Aufzeichnungen nicht vorzeitig löschen.
Wird Ihre Gesellschaft gegründet, erfüllen wir diese Sorgfaltspflichten Ihnen als antragstellender Person gegenüber, bevor wir den Antrag annehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. c — rechtliche Verpflichtung), und gegenüber der Gesellschaft nach ihrer Eintragung.
6. Buchhaltungsdienstleistungen und Buchhaltungsanträge
Verantwortlicher: Quintum OÜ
Über Contact Person Estonia angebotene Buchhaltungsdienstleistungen werden von der Quintum OÜ erbracht und abgerechnet. Wenn Sie über diese Website Buchhaltung beantragen, ist die Quintum OÜ Verantwortlicher für die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten und für die im anschließenden Buchhaltungsverhältnis entstehenden Daten.
Wenn Sie einen Antrag stellen. Das Antragsformular fragt die Registernummer Ihres Unternehmens, dessen Tätigkeitsbereich sowie Name und E-Mail-Adresse der Person ab, der wir antworten sollen. Wir verwenden dies, um zu prüfen, ob wir das Unternehmen aufnehmen können, und um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage sind auf Ihre Anfrage hin durchgeführte vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
Wenn Sie Buchhaltungskunde werden. Zur Erbringung der Buchhaltungsdienstleistungen verarbeitet die Quintum OÜ die Daten, die Ihr Unternehmen uns übermittelt: Kontaktdaten der Personen, mit denen wir zu tun haben, sowie Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Bankdaten, Lohndaten und Steuererklärungen, die wir für Sie bearbeiten. Rechtsgrundlage sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und die gesetzlichen Pflichten von Quintum als Buchhaltungsdienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
Geldwäscheprävention. Die Quintum OÜ erbringt Buchhaltungsdienstleistungen und ist daher Verpflichtete nach dem estnischen Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). Vor Begründung einer Geschäftsbeziehung und danach in regelmäßigen Abständen identifiziert und überprüft Quintum den Kunden, seine Vertreter und wirtschaftlich Berechtigten, stellt Zweck und Art der Beziehung fest, gleicht internationale Sanktionslisten ab und überwacht die Beziehung laufend. Rechtsgrundlage ist die rechtliche Verpflichtung von Quintum (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
Wer diese Website betreibt. Die JusTrust OÜ betreibt Contact Person Estonia und das Buchhaltungs-Antragsformular und verarbeitet die Antragsdaten im Auftrag der Quintum OÜ und nach deren Weisungen. Die JusTrust OÜ verwendet Buchhaltungs-Antragsdaten nicht für eigene Kunden, eigenes Marketing oder kommerzielles Profiling.
7. Ihre Daten werden im Handelsregister öffentlich
Verantwortlicher: JusTrust OÜ
Wenn Sie unsere Leistung Kontaktperson oder Geschäftsanschrift nutzen, werden die Tatsache, dass JusTrust OÜ die Kontaktperson Ihrer Gesellschaft ist, und unsere Anschrift als eingetragene Anschrift Ihrer Gesellschaft in das estnische Handelsregister eingetragen und sind öffentlich zugänglich. Daten zu Vorstandsmitgliedern und Gesellschaftern veröffentlicht das Register nach estnischem Recht selbst.
Wir können diese Veröffentlichung weder einschränken noch zurücknehmen. Sie folgt aus estnischem Recht, nicht aus Ihrem Vertrag mit uns.
8. Wer sonst Ihre Daten erhält
| Empfänger | Warum |
|---|---|
| Estnisches Handelsregister | wie in Abschnitt 7 beschrieben |
| Estnische Financial Intelligence Unit (Rahapesu Andmebüroo) | wenn wir zur Meldung verpflichtet sind. Das Gesetz untersagt uns, Ihnen mitzuteilen, dass wir eine solche Meldung erstattet haben. |
| Estnische Steuer- und Zollbehörde, Notare, Gerichte, andere Behörden | soweit das Gesetz es verlangt |
| Google (Gmail) | Wir bewahren eine Kopie der an hello@contactpersonestonia.ee gesandten Korrespondenz in einem von Google betriebenen Postfach auf, um sie bearbeiten und beantworten zu können |
| reCAPTCHA und Website-Ressourcen (Abschnitt 2) | |
| Stripe (Zahlungsdienstleister) | um Ihre Zahlung abzuwickeln. Stripe verwendet die Daten, die es erhält (Abschnitt 9), auch für eigene Zwecke, als eigenständiger Verantwortlicher: um Betrug und Verluste zu verhindern und um eigene rechtliche Pflichten zu erfüllen, einschließlich Prüfungen zur Verhinderung von Geldwäsche. Für diese Verwendung gilt die Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/privacy |
| Unsere weisungsgebundenen Dienstleister: Hosting, E-Mail, Zahlungsabwicklung, Identitätsprüfung und Screening | um die Leistung zu erbringen. Sie dürfen Ihre Daten nur nach unseren Weisungen verwenden. Die aktuelle Liste ist auf Anfrage erhältlich. |
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht für fremde Werbung weiter.
9. Wo Ihre Daten gespeichert werden und Übermittlungen außerhalb des EWR
Unsere eigenen Server stehen in der Europäischen Union (Deutschland).
Zusätzlich wird eine Kopie der an hello@contactpersonestonia.ee gesandten E-Mail-Korrespondenz in einem von Google betriebenen Postfach vorgehalten, damit wir sie bearbeiten und beantworten können. Google verarbeitet außerdem die reCAPTCHA-Daten unseres Kontaktformulars.
Google kann diese Daten außerhalb des EWR verarbeiten, auch in den Vereinigten Staaten. Findet eine solche Übermittlung statt, stützt sie sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU–US-Datenschutzrahmen oder auf Standardvertragsklauseln.
Wenn Sie Ihren Antrag bezahlen, wird die Zahlung von Stripe, unserem Zahlungsdienstleister, abgewickelt. Wir übermitteln Stripe den Betrag, Ihre E-Mail-Adresse (für die Zahlung und die Quittung), unsere Referenz zu Ihrem Antrag und, je nachdem, ob Ihre Gesellschaft bereits eingetragen ist, entweder deren Registernummer oder — falls sie sich in Gründung befindet — deren vorgesehenen Namen. Diese Daten werden an Stripe, LLC in den Vereinigten Staaten übermittelt, und Stripe kann sie an verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter in anderen Ländern weitergeben, auch in Indien. Stripe erhebt außerdem direkt, was Sie auf seiner Zahlungsseite eingeben.
Die Übermittlung an Stripe, LLC stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU–US-Datenschutzrahmen, nach dem Stripe, LLC zertifiziert ist. Soweit dieser Rahmen nicht anwendbar ist, stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln.
10. Wie lange wir sie aufbewahren
| Daten | Frist |
|---|---|
| Marketing-Kontaktdaten aus dem Register (Abschnitt 4) | 12 Monate |
| Vermerk, dass Sie der Werbung widersprochen haben | so lange aufbewahrt, wie nötig, damit wir Sie nicht erneut kontaktieren |
| Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen | 12 Monate |
| Daten und Unterlagen der Sorgfaltspflichten, Transaktionsaufzeichnungen | 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung (RahaPTS) |
| Unterlagen der Sorgfaltspflichten, wenn keine Geschäftsbeziehung zustande kam — wir haben den Antrag nicht angenommen, Sie sind zurückgetreten oder die Sorgfaltspflichten konnten nicht abgeschlossen werden | 5 Jahre ab dem Tag, an dem der Vorgang der Sorgfaltspflichten abgeschlossen wurde, nach unserer Aufbewahrungsregel für Unterlagen, die nach dem RahaPTS aufzubewahren sind |
| Vertrags- und Leistungsaufzeichnungen | 5 Jahre nach Vertragsende |
| Buchhaltungsbelege | 7 Jahre (Buchführungsgesetz § 12) |
Verlangt eine Aufsichtsbehörde oder ein Gericht eine längere Aufbewahrung, bewahren wir die Daten so lange auf, wie diese Anforderung gilt.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidungen über Sie allein durch automatisierte Mittel. Jede Entscheidung, eine Geschäftsbeziehung einzugehen, abzulehnen oder zu beenden, trifft ein Mensch. Sollte sich dies ändern, aktualisieren wir diese Erklärung, bevor die Änderung wirksam wird.
12. Ihre Rechte
Sie können von uns eine Kopie Ihrer Daten verlangen, die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen und — soweit das Gesetz es zulässt — deren Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung oder die Herausgabe in einem übertragbaren Format verlangen. Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, können Sie widersprechen — und bei Direktwerbung ist dieses Recht unbedingt (Abschnitt 4).
Diese Rechte sind eingeschränkt, soweit wir Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeiten. Wir können Aufzeichnungen der Sorgfaltspflichten nicht vor Ablauf der gesetzlichen Frist löschen und dürfen Ihnen nicht mitteilen, ob wir einen Verdacht gemeldet haben.
Schreiben Sie an hello@contactpersonestonia.ee. Wir antworten innerhalb eines Monats.
Sie können sich auch bei der estnischen Datenschutzinspektion (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts beschweren.
13. Sicherheit
Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Die Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt und regelmäßig gesichert.
14. Änderungen dieser Erklärung
Versionsnummer und Datum oben zeigen stets den geltenden Text. Wir bewahren frühere Fassungen auf und stellen sie auf Anfrage zur Verfügung.